Uma das atividades do secretário moderno é o gerenciamento do fluxo de informações. Com os avanços tecnológicos, o gerenciamento, o armazenamento e a transmissão de informações ficaram mais simples para quem domina a informática e os aparelhos eletrônicos. Com isso, em vista da globalização e das exigências do mercado, o fluxo de informações tende a ser maior. Saber gerenciar o fluxo de informações pode resultar na transformação de simples dados ou informações em conhecimento, o que influencia indiretamente nos resultados da empresa.
O secretário tem o dever de saber gerenciar o fluxo de informações de maneira eficaz. Para isso, pode utilizar um sistema de informações da própria empresa, geralmente um software desenvolvido especialmente para o negócio. Cada empresa merece uma atenção especial no que se refere ao desenvolvimento de um sistema de informações ou usá-lo como base para o novo, e ninguém melhor para avaliar esse sistema do que quem o usa diariamente.Por meio dessa análise, é possível descobrir quais são os pontos fracos e os pontos fortes do sistema, ou seja, o que pode ser melhorado, mantido
e excluído, de acordo com a funcionalidade da informação.
O secretário sabe quais são os caminhos das informações, ou seja, para quais pessoas devem ser repassadas, qual o momento e qual a urgência de fazê-lo. Com isso, é capaz de organizar e avaliar a eficácia do sistema. Se o secretário conseguir realmente organizar as informações, isto é,distribuí-las corretamente, pode evitar inúmeras falhas, atrasos e até prejuízos para a empresa. Além disso, a organização de informações traz mais agilidade para quem utiliza esses dados, diminuindo, assim, possíveis perdas de tempo. As informações podem estar mais completas, melhorando o desempenho de todos e facilitando as negociações. Atualmente o comércio já tem sobre os clientes, e a tecnologia tem contribuído muito nessa área.
Segundo Neiva e D’Elia, o Gerenciamento Eletrônico de Informação (GED) gerencia as informações, desde o surgimento até o arquivamento destas. É mais rápido, seguro e confiável, além de ajudar a empresa a economizar.O GED oferece sequenciamento, rastreamento e geração de relatórios.Diante de tantas vantagens, quanto mais o secretário desenvolver suas habilidades com o uso dos aparelhos eletrônicos e entender as necessidades de repassar, arquivar ou transformar dados, mais ágil será o gerenciamento de informações na organização.É fácil perceber que a profissão de secretariado cresceu, expandiu-se e tornou-se cada vez mais uma profissão ligada à gestão empresarial, muito mais do que a simples atribuições operacionais.
O mercado foi formatando esse perfil e hoje podemos compreender como essas exigências se transformaram em novas competências e novas tarefas na área e em comprometimento com a empresa como um todo. O papel do secretário extrapola o setor em que ele atua – envolve a empresa de forma ampla e reflete-se no dia-a-dia empresarial. Uma organização com um profissional de secretariado altamente competente receberá os frutos de seu trabalho no padrão de qualidade que poderá alcançar.
Mudanças
Com as mudanças que caracterizam o cenário mundial, o profissional precisa adaptar-se ao mercado e, mais ainda, à empresa na qual está atuando.Para o secretário, essas mudanças estão evidentes no gerenciamento de informações.Desde o fim do século XX, um acontecimento está provocando reviravoltas no comércio mundial – a globalização – que encurta distâncias e abre Fronteiras. As mudanças econômicas no Brasil e no mundo – as taxas de inflação, a bolsa de valores, a política, entre outros fatores – influenciam a economia mundial e, consequentemente, as empresas e as profissões.Os estilos de gestão e a natureza humana também sofreram mudanças,e isso vem ocasionando transformações nas relações humanas e empresariais.A cada dia o mercado está mais competitivo, aumentando a preocupação das empresas com a concorrência. Os interesses dos clientes são o principal foco das organizações. Os cidadãos estão cada vez mais conscientes
dos seus direitos, e isso lhes dá autonomia para questionar o Estado.
Revoluções tecnológicas
Uma mudança evidente é a tecnológica. O salto entre a máquina de escrever e o computador é enorme em relação à produtividade. O desenvolvimento tecnológico provocou na profissão do secretário inúmeras facilidades e fez aumentar sua eficácia na execução de várias atividades.A cada dia surgem mais novidades, por isso é necessário manter-se atualizado em relação à tecnologia.
Um dos principais acontecimentos ocasionados pelo avanço tecnológico é a facilidade em armazenar e transmitir informações, uma das principais ferramentas do secretário. Atualmente, fazem parte da vida do profissional de secretariado o computador, o telefone, o celular, o fax, as copiadoras, os scanners, os pagers e os computadores portáteis, mas nem sempre foi assim.
Com o surgimento do computador, tarefas como fazer cálculos e etiquetas,relatórios, redigir cartas, entre outros podem ser realizadas em poucos minutos, o que não era possível no passado. Antigamente essas atividades eram feitas à mão ou com a ajuda de outros equipamentos menos eficientes.A tecnologia é uma aliada do secretário. Hoje ninguém imagina atuar em um escritório sem a ajuda do computador, de uma boa impressora, da copiadora, enfim, de vários equipamentos que compõem um escritório preparado para trabalhar com eficiência e rapidez.
Porém, não basta apenas ter máquinas ou equipamentos modernos: a empresa precisa de funcionários capacitados para tirar o máximo proveito de toda essa tecnologia; caso contrário, e nesses equipamentos não passam de meros objetos decorativos.
Referencias: Bond, Maria Thereza Oliveira. Manual do Profissional de Secretariado Vol II
