O SECRETÁRIO COMO COGESTOR

O mercado está exigindo muito mais de qualquer profissional, o que gera atualizações constantes nas funções exercidas dentro das organizações. Inicialmente, precisamos definir o conceito de gestão. Conforme Razzolini e Zarpelon, gestão “é o gerenciamento do conjunto de ações e estratégias nas organizações, de maneira holística, visando o atingimento dos objetivos” Esse conceito é importante para a compreensão da trajetória da profissão de secretariado.Foi-se o tempo em que uma secretária era apenas aquela pessoa que auxiliava nas tarefas mais simples do dia, como organizar agendas, receber telefonemas, enviar correspondências, entre outras funções. Atualmente, esse profissional tornou-se muito importante para as empresas e seus gestores.

Mais que realizar essas atividades cotidianas, o secretário passou a ser cogestor, ou seja, continua auxiliando nas tarefas diárias, mas com mais envolvimento intelectual, em uma gestão exercida em parceria com outras pessoas. A profissão se desenvolveu o suficiente para que o secretário atue em coparticipação com o executivo, demonstrando que está em sintonia maior com a visão, a missão e os valores da empresa. Esse profissional está se especializando cada vez mais no papel de cogestor.

De acordo com Natalense, o secretário está assumindo uma postura profissional de empreendedor, pois é criativo, tem iniciativa e mostra-se capaz de tomar decisões, com idéias práticas e inovadoras para o dia-a-dia.O fato de assumir um papel gerencial dentro da empresa não significa uma promoção da categoria para um nível tático ou estratégico, ou seja, o secretário continua sendo um assessor,pois do contrário assumiria o papel do gestor, deixando de ser um secretário.

Essa demonstração de interesse pela profissão e pela empresa em que trabalha, cada vez mais leva as organizações a valorizarem o trabalho de um bom secretário. Isso pode ser explicado pela concorrência mais agressiva a cada dia em áreas administrativas. Neiva e D’Elia afirmam que, para o secretário exercitar suas funções de cogestor, precisa entender as etapas básicas de gerenciamento: planejamento, organização, direção e controle.

A primeira etapa do gerenciamento é o planejamento, pois ele ajuda a visualizar os objetivos e orienta sobre como agir para consegui-los. Faz parte do planejamento prever os possíveis cenários positivos ou negativos e, a partir disso, ter planos para as prováveis inconveniências. Na visão de alguns profissionais, elaborar um planejamento pode parecer perda de tempo, mas, ao contrário, quem planeja não necessita refazer trabalhos e, assim, tem tempo para realizar tarefas mais urgentes.

Ainda de acordo com Neiva e D’Elia, o planejamento deve obedecer a uma sequência de tarefas, pois é composto de algumas fases. São elas:

análise do presente (onde estou);

estabelecimento de objetivos (o que eu quero);

desenvolvimento de alternativas;

tomada de decisão;

estabelecimento de procedimentos de controle.

A segunda etapa do gerenciamento diz respeito à organização, que consiste no cumprimento, de maneira organizada, dos planos feitos na primeira etapa. Faz parte das atividades de uma organização escolher as pessoas com quem deve trabalhar, de preferência uma equipe competente para alcançar os objetivos da empresa, ou seja, um grupo de pessoas que tenham a capacidade adequada às exigências dos cargos que ocupam e que sejam eficientes no que fazem.

A terceira etapa do gerenciamento é voltada à direção de pessoas, as quais devem estar em sintonia com as metas estabelecidas no planejamento. É nessa etapa que se mede a eficiência da equipe, cujo objetivo é atingir todas as metas planejadas.

A última etapa é relacionada ao controle, por meio do qual se pode medir e avaliar os resultados de acordo com a primeira etapa – ou seja,com o que foi planejado –, completando-se, assim, um ciclo. Para que essas fases sejam cumpridas com sucesso, o secretário deve ter consciência de que pode adquirir certo nível de poder na empresa, já que o executivo pode delegar muitas tarefas e, consequentemente, muitas responsabilidades. O executivo e o secretário precisam entrar em acordo com relação a esse aspecto, negociando as atividades que devem ser realizadas pelo secretário conforme o seu grau de competência.

O secretário deve assumir somente as tarefas que se sente capaz de desempenhar e o gestor deve delegá-las de forma gradativa, para não intimidarperante as responsabilidades. O secretário deve estar predisposto a realizar o que lhe é solicitado, pois assim se sentirá mais seguro na participação da gestão com o executivo. Isso será fundamental para ambos iniciarem uma parceria.

TENDÊNCIAS DO MERCADO PARA ATUAR COMO SECRETÁRIO EXECUTIVO

Em função da concorrência, a cada dia mais acirrada, as empresas precisam rever continuamente suas estruturas organizacionais, sua inserção no mercado e sua posição perante o universo de interessados na empresa (clientes, fornecedores, concorrentes), bem como as estratégias a serem implementadas, tanto para seus produtos quanto para sua consolidação nos mercados de interesse.

Para enfrentar os desafios da globalização, observa-se uma clara tendência ao fortalecimento das grandes corporações, aumentando o grau de concentração empresarial. Em paralelo, também observa-se uma tendência de fusões e incorporações de empresas menores. Para empresas menores, o mercado tende a se estruturar por meio de associações entre empresas, centrais de compras e de negociação e organização de redes de negócios ou de relacionamentos.

Não há espaço para a repetição das fórmulas e padrões já desgastados do passado. O ambiente de negócios internacionais é extremamente dinâmico e desafiador. É preciso valorizar a renovação e a atualização contínua. As empresas de qualquer porte que persistem na busca por verticalização e por um alto grau de autossuficiência ignoram os benefícios da especialização e, por não perceberem os problemas que surgem em sua cadeia de valor, costumam perder competitividade em nível global.

As empresas do século XXI precisam estar ligadas em rede umas às outras, a fim de promover a troca de experiências. Dessa forma, podem adquirir novas competências, entre as quais se destacam a busca por uma maior flexibilidade, a redução nos custos de investimento, o aumento da capacidade de negociação e a possibilidade de acesso acelerado a novos mercados. O processo de aprendizado entre as empresas amadurecidas envolve a busca por sinergias interorganizacionais, que são capazes de aprimorar processos organizacionais e adequar a gestão de diferenças culturais, num ambiente colaborativo e favorável ao trabalho em comum.

Neste cenário de globalização, o mercado busca freneticamente por profissionais com formação internacional. Trata-se de uma busca por profissionais de visão estratégica, e não meramente operacional, capazes de desenvolver uma estratégia de expansão internacional, avaliar o melhor modo de entrada e a forma de promoção dos produtos, negociando condições comerciais atraentes. São profissionais capazes de atuar em qualquer região do mundo, sendo esta uma competência regiamente remunerada pelas grandes corporações.

Ser um profissional multifuncional, requer do secretário o desenvolvimento de habilidades e competências para atuar no mercado atual tais como: Domínio de idiomas, quanto maior o número de idiomas melhor, começando principalmente pelo inglês e espanhol. Domínio das novas tecnologias, tais como: Software e sistemas informatizados para agilizar seu trabalho e melhor atender ao cliente e ao executivo. Empresas internacionais para otimizar custos e tempo do executivo, utilizaram reuniões virtuais e teleconferências assessorados pelo secretário. Coordenar e cogerenciar setores, projetos, eventos, estandes em feiras internacionais, rodadas de negócios, visitas técnicas, são hoje uma constante na vida desses profissionais que atuam em empresas multinacionais.

 Desempenhando o cargo de secretária executiva de comércio exterior de uma federação estadual, organizei e acompanhei por diversas vezes empresários em missões comerciais para participação em feiras internacionais e rodadas de negócios em mercados como Estados Unidos, Argentina, América Central e Caribe. Todo o trabalho desenvolvido iniciava-se com a preparação das empresas para este mercado, capacitando os empresários, elaborando folders trilíngue, orientando e preparando a documentação de viagem , elaborando a agenda internacional, o programa social , visitas técnicas às empresas locais e follow up após retorno da missão empresarial.

Por isso,é de grande importância o aprimoramento profissional através de especialização na área internacional, para o profissional de secretariado, para que possa compreender as estratégias de inserção ao mercado internacional, a promoção e divulgação de produtos , o pós venda e o atendimento ao cliente. Receber visitas e clientes internacionais, tornou-se corriqueiro n as organizações atuais, para isso, as empresas exigem e procuram por profissionais que possam atender a esta demanda atual. Muitos executivos reclamam que há vagas mas faltam profissionais com o perfil desejado.

 Esta nova tendência do mercado, abre um novo nicho para atuação do profissional de secretariado, que por ser multicultural e multifuncional, se adpata facilmente, tornando-se um agente de negócios para a empresa e um profissional do marketing internacional e relações internacionais bem sucedido.