PLANEJANDO O FUTURO

Mais que um projeto profissional, é necessário elaborar um projeto de vida, o qual precisa de metodologia, revisão constante e flexibilidade para incorporar os ajustes que se fizerem necessários com o tempo.No que se refere especificamente à secretária executiva, Alonso propõe um modelo simplificado de plano de carreira. Segundo a autora, a passagem de uma faixa salarial para a outra irá depender do tempo de experiência, e a passagem de um nível de atuação para outro vai variar de acordo com a formação de cada funcionário.

O plano de carreira tem como objetivo principal motivar os colaboradores, pois é por meio dele que eles terão oportunidade em receber promoções,ou seja, subir de cargo dentro da hierarquia organizacional. Isso depende do tempo em que o colaborador se encontra trabalhando dentro da empresa: geralmente só é possível mudar de cargo após dois anos de casa ou, ainda, podem-se levar em consideração as suas capacitações, por exemplo,

após o colaborador terminar um curso de graduação ou de línguas.

De acordo com Guimarães7, os profi ssionais com mais chances são os que possuem os seguintes requisitos:

·     Registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT), agora denominada Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE);

·         falar mais de uma língua, de preferência o inglês;

·         ter conhecimento sobre o uso de tecnologias de escritório como

           fax, computadores (editores de texto, confecção de gráficos/estatísticas etc.);

·         ter sólidos conhecimentos gerais;

·         ter prática na organização de eventos (destaque para cerimonial e etiqueta);

·         ter bom humor e discrição.

Guimarães cita, ainda, uma pesquisa realizada na França que mostra o que os executivos esperam de suas secretárias: boa aparência, discrição,competência, disponibilidade, dinamismo, organização e bom humor. Voltando ao planejamento de carreira, há uma diversidade de modelos que podem ser adotados, como o Project Management Body of Knowledge(PMBOK), que consiste em um guia para gerenciamento de projetos criado pelo Project Management Institute (PMI®). Com mais de 250 mil membros,o PMI® é hoje a maior entidade mundial sem fins lucrativos voltada ao gerenciamento de projetos.

Ao profissional de secretariado aconselha-se especial atenção ao denominado Projeto Vocêi, desenvolvido por Paul Campbell Dinsmore. Esse modelo exige tempo e dedicação por parte do profissional que pretende construir um planejamento de carreira sólido em curto, médio e longo prazos, e pode ser uma importante ferramenta de auxílio ao profissional de secretariado.

O Projeto Você é composto por oito passos:

1. descubra quem é você;

2. coloque sua missão no papel;

3. faça parcerias;

4. crie uma visão para sua vida;

5. gerencie o tempo;

6. administre suas finanças;

7. conte com os riscos;

8. junte todas as peças.

Os oito passos possuem detalhamentos que auxiliam no seu planejamento. Esse projeto destaca que trabalho e vida pessoal não são coisas

distintas, por isso ele foi construído para auxiliar na construção de um projeto de vida.

Modelo de planejamento de vida

Existem algumas formas de realizar um planejamento de vida. Uma delas é registrar por escrito as idéias, conforme podemos ver no modelo a seguir.

Planejamento de vida – mês/ano a mês/ano

Pessoal                                       

Emagrecer 15 quilos

Comprar um laptop

Cultivar novas amizades

 Autodesenvolvimento

Estudar inglês

até mês de junho

Assinar uma revista

da minha área

Ler um livro por

Mês

Profissional

Ser promovido(a)

Fazer estágio  numa multinacional

Mudar de setor

Financeiro

Fazer poupança de R$ 100/mês a partir deste mês

Quitar todas as dívidas até dezembro

Gastar menos em roupas e coisas supérfluas

Familiar

Telefonar toda semana para a avó

Visitar mais vezes a mãe

Melhorar relacionamento com marido (esposa) e filhos

Saúde e lazer

Caminhar 50 min. a partir de hoje

Fazer tratamento dentário

Comer mais frutas e legumes

Outros

Doar roupas e sapatos ajudando entidades do bairro

Ajudar colegas

Cuidar de animais

Esse planejamento deve ser elaborado pelo prazo mínimo de um ano,podendo se estender por até cinco anos. O importante é definir pelo menos

cinco metas em cada área e colocar um prazo dentro do ano estipulado para a sua realização. Por exemplo, vamos imaginar que, para o próximo

ano, um indivíduo tenha a meta pessoal de emagrecer oito quilos. Então,ele deve especificar até quando pretende realizá-la. Exemplo: emagrecer

oito quilos até julho. Outros exemplos:

·         Fazer curso de inglês até agosto.

·         Telefonar para a minha avó todo domingo.

·         Mudar hábitos alimentares a partir de hoje.

·         Poupar R$ 100,00 por mês a partir de março.

São metas simples, mas também podem ser indicadas algumas mais ousadas, como ser promovido ou receber uma proposta melhor de trabalho,

desde que sejam bem objetivas e definidas. O ideal é verificar as metas mensalmente, eliminando as já atingidas e estabelecendo novas. Dessa

forma, o indivíduo sempre vai reciclando e movimentando seu plano de vida pessoal. Experimente realizar esse planejamento por um ano em sua vida.

Você ficará surpreso com os resultados alcançados.

Tenho realizado este projeto com meus alunos desde 2003 e tenho acompanhado a realização de suas metas a cada nova conquista. Eu mesma tenho aplicado

em minha vida desde o ano de 1997 a realização do projeto de vida anual. Costumo fazê-lo no dia 31 de dezembro, lá pelas 17 horas quando o dia já está acabando

e tudo está tranquilo. Sento à mesa da sala de jantar e faço o planejamento numa folha tamanho A4 e depois costumo colocar na parede do escritório que é o local que sempre vejo.

Durante muito anos lutei contra a balança e fiz vários regimes, sempre voltando a engordar, coloquei no planejamento no item pessoal que queria emagrecer 30 kilos até dezembro de 2007.

Consegui no dia 5 de dezembro de 2007 fazer a cirurgia bariátrica  e em oito meses emagreci 50 kilos, saindo do manequim 54 para o manequim 42, tendo hoje o corpo dos meus sonhos.

Coloquei no planejamento em 2002 a minha aposentadoria como secretária executiva que aconteceria no ano de 2007 e o desejo de me dedicar a docência quando isto ocorresse.

Colocar no plano de vida, fez com que tudo se antecipasse e em 2003 passei a me dedicar a vida acadêmica na área de secretariado. Uma recente meta realizada foi passar no concurso

para professor do Instituto Federal do Paraná, para secretariado a distância, colocada no planejamento de dezembro de 2009 e tendo como prazo, o mês de maio de 2010.

A inscrição para o concurso abriu em final de março e a prova foi realizada no dia 14 de maio, saindo o resultado final no dia 21 de maio, quando fiquei em primeiro lugar exatamente

como no prazo estipulado no meu plano de vida para 2010.   

Experimente planejar sua vida pessoa e profissional, pode acreditar que ter um projeto de vida, o levará a muitas realizações.

Referências

Oliveira, Marlene. Bond. Maria Thereza. Manual do Profissional de Secretariado. Ed. Ibpex. Curitiba ,2010

Gerenciamento do fluxo de informações

Uma das atividades do secretário moderno é o gerenciamento do fluxo de informações. Com os avanços tecnológicos, o gerenciamento, o armazenamento e a transmissão de informações ficaram mais simples para quem domina a informática e os aparelhos eletrônicos. Com isso, em vista da globalização e das exigências do mercado, o fluxo de informações tende a ser maior. Saber gerenciar o fluxo de informações pode resultar na transformação de simples dados ou informações em conhecimento, o que influencia indiretamente nos resultados da empresa.

O secretário tem o dever de saber gerenciar o fluxo de informações de maneira eficaz. Para isso, pode utilizar um sistema de informações da própria empresa, geralmente um software desenvolvido especialmente para o negócio. Cada empresa merece uma atenção especial no que se refere ao desenvolvimento de um sistema de informações ou usá-lo como base para o novo, e ninguém melhor para avaliar esse sistema do que quem o usa diariamente.Por meio dessa análise, é possível descobrir quais são os pontos fracos e os pontos fortes do sistema, ou seja, o que pode ser melhorado, mantido

e excluído, de acordo com a funcionalidade da informação.

O secretário sabe quais são os caminhos das informações, ou seja, para quais pessoas devem ser repassadas, qual o momento e qual a urgência de fazê-lo. Com isso, é capaz de organizar e avaliar a eficácia do sistema. Se o secretário conseguir realmente organizar as informações, isto é,distribuí-las corretamente, pode evitar inúmeras falhas, atrasos e até prejuízos para a empresa. Além disso, a organização de informações traz mais agilidade para quem utiliza esses dados, diminuindo, assim, possíveis perdas de tempo. As informações podem estar mais completas, melhorando o desempenho de todos e facilitando as negociações. Atualmente o comércio já tem sobre os clientes, e a tecnologia tem contribuído muito nessa área.

Segundo Neiva e D’Elia, o Gerenciamento Eletrônico de Informação (GED) gerencia as informações, desde o surgimento até o arquivamento destas. É mais rápido, seguro e confiável, além de ajudar a empresa a economizar.O GED oferece sequenciamento, rastreamento e geração de relatórios.Diante de tantas vantagens, quanto mais o secretário desenvolver suas habilidades com o uso dos aparelhos eletrônicos e entender as necessidades de repassar, arquivar ou transformar dados, mais ágil será o gerenciamento de informações na organização.É fácil perceber que a profissão de secretariado cresceu, expandiu-se e tornou-se cada vez mais uma profissão ligada à gestão empresarial, muito mais do que a simples atribuições operacionais.

O mercado foi formatando esse perfil e hoje podemos compreender como essas exigências se transformaram em novas competências e novas tarefas na área e em comprometimento com a empresa como um todo. O papel do secretário extrapola o setor em que ele atua – envolve a empresa de forma ampla e reflete-se no dia-a-dia empresarial. Uma organização com um profissional de secretariado altamente competente receberá os frutos de seu trabalho no padrão de qualidade que poderá alcançar.

Mudanças

Com as mudanças que caracterizam o cenário mundial, o profissional precisa adaptar-se ao mercado e, mais ainda, à empresa na qual está atuando.Para o secretário, essas mudanças estão evidentes no gerenciamento de informações.Desde o fim do século XX, um acontecimento está provocando reviravoltas no comércio mundial – a globalização – que encurta distâncias e abre Fronteiras. As mudanças econômicas no Brasil e no mundo – as taxas de inflação, a bolsa de valores, a política, entre outros fatores – influenciam a economia mundial e, consequentemente, as empresas e as profissões.Os estilos de gestão e a natureza humana também sofreram mudanças,e isso vem ocasionando transformações nas relações humanas e empresariais.A cada dia o mercado está mais competitivo, aumentando a preocupação das empresas com a concorrência. Os interesses dos clientes são o principal foco das organizações. Os cidadãos estão cada vez mais conscientes

dos seus direitos, e isso lhes dá autonomia para questionar o Estado.

Revoluções tecnológicas

Uma mudança evidente é a tecnológica. O salto entre a máquina de escrever e o computador é enorme em relação à produtividade. O desenvolvimento tecnológico provocou na profissão do secretário inúmeras facilidades e fez aumentar sua eficácia na execução de várias atividades.A cada dia surgem mais novidades, por isso é necessário manter-se atualizado em relação à tecnologia.

Um dos principais acontecimentos ocasionados pelo avanço tecnológico é a facilidade em armazenar e transmitir informações, uma das principais ferramentas do secretário. Atualmente, fazem parte da vida do profissional de secretariado o computador, o telefone, o celular, o fax, as copiadoras, os scanners, os pagers e os computadores portáteis, mas nem sempre foi assim.

Com o surgimento do computador, tarefas como fazer cálculos e etiquetas,relatórios, redigir cartas, entre outros podem ser realizadas em poucos minutos, o que não era possível no passado. Antigamente essas atividades eram feitas à mão ou com a ajuda de outros equipamentos menos eficientes.A tecnologia é uma aliada do secretário. Hoje ninguém imagina atuar em um escritório sem a ajuda do computador, de uma boa impressora, da copiadora, enfim, de vários equipamentos que compõem um escritório preparado para trabalhar com eficiência e rapidez.

Porém, não basta apenas ter máquinas ou equipamentos modernos: a empresa precisa de funcionários capacitados para tirar o máximo proveito de toda essa tecnologia; caso contrário, e nesses equipamentos não passam de meros objetos decorativos.

Referencias: Bond, Maria Thereza Oliveira. Manual do Profissional de Secretariado Vol II

O SECRETÁRIO COMO COGESTOR

O mercado está exigindo muito mais de qualquer profissional, o que gera atualizações constantes nas funções exercidas dentro das organizações. Inicialmente, precisamos definir o conceito de gestão. Conforme Razzolini e Zarpelon, gestão “é o gerenciamento do conjunto de ações e estratégias nas organizações, de maneira holística, visando o atingimento dos objetivos” Esse conceito é importante para a compreensão da trajetória da profissão de secretariado.Foi-se o tempo em que uma secretária era apenas aquela pessoa que auxiliava nas tarefas mais simples do dia, como organizar agendas, receber telefonemas, enviar correspondências, entre outras funções. Atualmente, esse profissional tornou-se muito importante para as empresas e seus gestores.

Mais que realizar essas atividades cotidianas, o secretário passou a ser cogestor, ou seja, continua auxiliando nas tarefas diárias, mas com mais envolvimento intelectual, em uma gestão exercida em parceria com outras pessoas. A profissão se desenvolveu o suficiente para que o secretário atue em coparticipação com o executivo, demonstrando que está em sintonia maior com a visão, a missão e os valores da empresa. Esse profissional está se especializando cada vez mais no papel de cogestor.

De acordo com Natalense, o secretário está assumindo uma postura profissional de empreendedor, pois é criativo, tem iniciativa e mostra-se capaz de tomar decisões, com idéias práticas e inovadoras para o dia-a-dia.O fato de assumir um papel gerencial dentro da empresa não significa uma promoção da categoria para um nível tático ou estratégico, ou seja, o secretário continua sendo um assessor,pois do contrário assumiria o papel do gestor, deixando de ser um secretário.

Essa demonstração de interesse pela profissão e pela empresa em que trabalha, cada vez mais leva as organizações a valorizarem o trabalho de um bom secretário. Isso pode ser explicado pela concorrência mais agressiva a cada dia em áreas administrativas. Neiva e D’Elia afirmam que, para o secretário exercitar suas funções de cogestor, precisa entender as etapas básicas de gerenciamento: planejamento, organização, direção e controle.

A primeira etapa do gerenciamento é o planejamento, pois ele ajuda a visualizar os objetivos e orienta sobre como agir para consegui-los. Faz parte do planejamento prever os possíveis cenários positivos ou negativos e, a partir disso, ter planos para as prováveis inconveniências. Na visão de alguns profissionais, elaborar um planejamento pode parecer perda de tempo, mas, ao contrário, quem planeja não necessita refazer trabalhos e, assim, tem tempo para realizar tarefas mais urgentes.

Ainda de acordo com Neiva e D’Elia, o planejamento deve obedecer a uma sequência de tarefas, pois é composto de algumas fases. São elas:

análise do presente (onde estou);

estabelecimento de objetivos (o que eu quero);

desenvolvimento de alternativas;

tomada de decisão;

estabelecimento de procedimentos de controle.

A segunda etapa do gerenciamento diz respeito à organização, que consiste no cumprimento, de maneira organizada, dos planos feitos na primeira etapa. Faz parte das atividades de uma organização escolher as pessoas com quem deve trabalhar, de preferência uma equipe competente para alcançar os objetivos da empresa, ou seja, um grupo de pessoas que tenham a capacidade adequada às exigências dos cargos que ocupam e que sejam eficientes no que fazem.

A terceira etapa do gerenciamento é voltada à direção de pessoas, as quais devem estar em sintonia com as metas estabelecidas no planejamento. É nessa etapa que se mede a eficiência da equipe, cujo objetivo é atingir todas as metas planejadas.

A última etapa é relacionada ao controle, por meio do qual se pode medir e avaliar os resultados de acordo com a primeira etapa – ou seja,com o que foi planejado –, completando-se, assim, um ciclo. Para que essas fases sejam cumpridas com sucesso, o secretário deve ter consciência de que pode adquirir certo nível de poder na empresa, já que o executivo pode delegar muitas tarefas e, consequentemente, muitas responsabilidades. O executivo e o secretário precisam entrar em acordo com relação a esse aspecto, negociando as atividades que devem ser realizadas pelo secretário conforme o seu grau de competência.

O secretário deve assumir somente as tarefas que se sente capaz de desempenhar e o gestor deve delegá-las de forma gradativa, para não intimidarperante as responsabilidades. O secretário deve estar predisposto a realizar o que lhe é solicitado, pois assim se sentirá mais seguro na participação da gestão com o executivo. Isso será fundamental para ambos iniciarem uma parceria.

TENDÊNCIAS DO MERCADO PARA ATUAR COMO SECRETÁRIO EXECUTIVO

Em função da concorrência, a cada dia mais acirrada, as empresas precisam rever continuamente suas estruturas organizacionais, sua inserção no mercado e sua posição perante o universo de interessados na empresa (clientes, fornecedores, concorrentes), bem como as estratégias a serem implementadas, tanto para seus produtos quanto para sua consolidação nos mercados de interesse.

Para enfrentar os desafios da globalização, observa-se uma clara tendência ao fortalecimento das grandes corporações, aumentando o grau de concentração empresarial. Em paralelo, também observa-se uma tendência de fusões e incorporações de empresas menores. Para empresas menores, o mercado tende a se estruturar por meio de associações entre empresas, centrais de compras e de negociação e organização de redes de negócios ou de relacionamentos.

Não há espaço para a repetição das fórmulas e padrões já desgastados do passado. O ambiente de negócios internacionais é extremamente dinâmico e desafiador. É preciso valorizar a renovação e a atualização contínua. As empresas de qualquer porte que persistem na busca por verticalização e por um alto grau de autossuficiência ignoram os benefícios da especialização e, por não perceberem os problemas que surgem em sua cadeia de valor, costumam perder competitividade em nível global.

As empresas do século XXI precisam estar ligadas em rede umas às outras, a fim de promover a troca de experiências. Dessa forma, podem adquirir novas competências, entre as quais se destacam a busca por uma maior flexibilidade, a redução nos custos de investimento, o aumento da capacidade de negociação e a possibilidade de acesso acelerado a novos mercados. O processo de aprendizado entre as empresas amadurecidas envolve a busca por sinergias interorganizacionais, que são capazes de aprimorar processos organizacionais e adequar a gestão de diferenças culturais, num ambiente colaborativo e favorável ao trabalho em comum.

Neste cenário de globalização, o mercado busca freneticamente por profissionais com formação internacional. Trata-se de uma busca por profissionais de visão estratégica, e não meramente operacional, capazes de desenvolver uma estratégia de expansão internacional, avaliar o melhor modo de entrada e a forma de promoção dos produtos, negociando condições comerciais atraentes. São profissionais capazes de atuar em qualquer região do mundo, sendo esta uma competência regiamente remunerada pelas grandes corporações.

Ser um profissional multifuncional, requer do secretário o desenvolvimento de habilidades e competências para atuar no mercado atual tais como: Domínio de idiomas, quanto maior o número de idiomas melhor, começando principalmente pelo inglês e espanhol. Domínio das novas tecnologias, tais como: Software e sistemas informatizados para agilizar seu trabalho e melhor atender ao cliente e ao executivo. Empresas internacionais para otimizar custos e tempo do executivo, utilizaram reuniões virtuais e teleconferências assessorados pelo secretário. Coordenar e cogerenciar setores, projetos, eventos, estandes em feiras internacionais, rodadas de negócios, visitas técnicas, são hoje uma constante na vida desses profissionais que atuam em empresas multinacionais.

 Desempenhando o cargo de secretária executiva de comércio exterior de uma federação estadual, organizei e acompanhei por diversas vezes empresários em missões comerciais para participação em feiras internacionais e rodadas de negócios em mercados como Estados Unidos, Argentina, América Central e Caribe. Todo o trabalho desenvolvido iniciava-se com a preparação das empresas para este mercado, capacitando os empresários, elaborando folders trilíngue, orientando e preparando a documentação de viagem , elaborando a agenda internacional, o programa social , visitas técnicas às empresas locais e follow up após retorno da missão empresarial.

Por isso,é de grande importância o aprimoramento profissional através de especialização na área internacional, para o profissional de secretariado, para que possa compreender as estratégias de inserção ao mercado internacional, a promoção e divulgação de produtos , o pós venda e o atendimento ao cliente. Receber visitas e clientes internacionais, tornou-se corriqueiro n as organizações atuais, para isso, as empresas exigem e procuram por profissionais que possam atender a esta demanda atual. Muitos executivos reclamam que há vagas mas faltam profissionais com o perfil desejado.

 Esta nova tendência do mercado, abre um novo nicho para atuação do profissional de secretariado, que por ser multicultural e multifuncional, se adpata facilmente, tornando-se um agente de negócios para a empresa e um profissional do marketing internacional e relações internacionais bem sucedido.

VALORIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS PARA O SECRETÁRIO MODERNO

Agilidade, organização e eficácia são competências muito valorizadas na contratação do profissional de secretariado.De acordo com uma pesquisa feita por uma empresa internacional de consultoria em recursos humanos – ocasião em que foram entrevistados 4.500 executivos, das 500 maiores companhias do Brasil, sendo 85% homens e somente 15% mulheres com idade entre 25 e 65 anos –, o que torna um profissional diferenciado no mercado são suas habilidades comportamentais,visto que a cada década as habilidades e as competências mudam conforme as necessidades do mercado.Atualmente, as competências mais valorizadas são comunicação, ansiedade,independência, adaptação, liderança e criatividade, podendo-seacrescentar ainda flexibilidade, pró-atividade, comprometimento, ética e preocupação com o outro. Vamos examinar na sequência cada um desses elementos.

A comunicação antigamente era uma competência exigida apenas em algumas áreas da empresa: aquelas que lidassem diretamente com o público. Atualmente, o profissional de secretariado, além de saber lidar com o cliente, mesmo que a sua área não seja o marketing, precisa se comunicar com o executivo ou com o setor em que atua. Independente de quantas pessoas o secretário assessore, ele deve perceber e observar o estilo de cada uma delas e atender a todos com nível de excelência, respeitando suas diferenças. Não importa que haja mudança ou rotação de executivos,o secretário deve sempre prestar assessoria da melhor forma possível, de modo a atender às suas particularidades, não levando o trabalho como um relacionamento pessoal, e sim profissional.A ansiedade é a habilidade relacionada à tensão e ao estresse. O profissional desejado pelo mercado atual é aquele que utiliza a ansiedade a seu favor, tornando-a uma ferramenta útil para produzir e criar, e não para fabricar estresse e fazê-lo perder o foco e os objetivos que precisam ser atingidos, disseminando a tensão entre todos os colegas de trabalho com os quais atua.

A independência é a habilidade de saber tomar decisões na ausência do executivo, usando-se o bom senso e a responsabilidade. Hoje, o secretário não exerce mais um papel apenas operacional nas organizações, e sim o de alguém que toma decisões, resolve problemas, apresenta soluções e comunica a situação à chefia depois de resolver o assunto. Quanto mais altos forem o cargo e o salário do secretário, mais será exigida dele essa habilidade.

A adaptação é a habilidade de mudar de acordo com as exigências do mercado. Na linguagem popular – “dançar de acordo com a música”. Já foi comprovado que as mulheres têm mais capacidade de adaptação do que os homens, sendo essa a competência mais exigida depois da comunicação.Nas empresas atuais, tudo muda rapidamente: é o novo grupo acionário que chega, a fusão que foi realizada, a mudança de produto, o foco no mercado, as novas tecnologias ou os novos setores e departamentos. Para o secretário essa habilidade tem impacto direto porque, além da comunicação com o executivo, há a adaptação de formas e estilos de administrar de acordo com a nova cultura que está sendo implantada. Após uma fusão, muitos secretários são demitidos, mesmo sendo muito competentes, pelo fato de não se adaptarem ao novo padrão.

A liderança é a habilidade para tomar decisões racionais e manter pessoas motivadas e focadas em seus objetivos. O secretário executivo tem de saber liderar e ser liderado. Como é ele que passa as tarefas do dia para o motorista da diretoria, a copeira, o auxiliar etc. e também transmite as informações para todos os setores que dependem dele, o secretário deve administrar as exigências solicitadas por quem assessora – muitas vezes, por até mais de uma pessoa. Esse profissional precisa manter o equilíbrio entre liderar e ser liderado, utilizando simultaneamente essas habilidades.

A criatividade é a habilidade de encontrar alternativas para produzir resultados ou resolver problemas. Assim como no dia-a-dia o secretário tem de administrar uma série de atividades, é necessário encontrar alternativas criativas para solucionar as dificuldades que podem surgir, tais como: problemas com o computador na hora da reunião, o mestre de cerimônia que não apareceu, o bufê que atrasou o almoço da diretoria, o relatório que não chegou etc. Quando acontecem essas situações, o secretário precisa tomar atitudes rapidamente. Esses procedimentos são muitas vezes criativos e não podem prejudicar os objetivos iniciais em relação às situações planejadas, mas sim otimizar as tarefas.

A flexibilidade é a habilidade de aceitar o diferente e quebrar paradigmas.O secretário executivo tem de aprender a realizar a mesma atividade de formas diferentes e aceitar críticas como algo positivo e não pessoal. Muitas empresas demitem o funcionário por este não se adaptar às mudanças ou resistir a novas tecnologias. O secretário deve ser o primeiro a aceitar o novo com uma atitude motivadora, servindo de exemplo para os colegas.

A Pró-atividade é a habilidade que impulsiona a ação, uma das competências muito exigidas pelas organizações. Uma grande reclamação de vários empresários e executivos refere-se ao perfil acomodado de muitos profissionais, que somente realizam o que é necessário, cumprindo suas obrigações e não acrescentando um diferencial às suas ações. É importante ter iniciativa, buscar informações e não apenas esperar que elas sejam solicitadas. Faz parte das atribuições desse profissional antecipar-se às necessidades do executivo e da empresa, oferecer ajuda, ser solícito e ter disposição para auxiliar.

O Comprometimento é a habilidade de se envolver e se comprometer. As organizações atuais não desejam somente o cérebro, os braços e as pernas de seus colaboradores; ambicionam que eles se envolvam com emoção,paixão e coração. A pessoa comprometida vibra com os resultados e sofre com as perdas da empresa. Muitas vezes observamos um secretário em seu local de trabalho e percebemos que apenas o corpo está presente;sua alma e sua mente estão distantes. É alguém que realiza as tarefas,cumpre o horário de trabalho, mas falta-lhe algo, como sintonia com a missão, a visão e os valores da empresa. O profissional comprometido trata a organização como se fosse sua.

A Ética é a habilidade relacionada aos princípios e à postura do profissional.Nem o “puxa-saco”, nem aquele que se preocupa com o horário de trabalho de seu colega são bem-vistos na empresa. Para o profissional, ter ética significa pensar sobre questões como: “O que você faz quando está sozinho, quando ninguém da empresa está vendo o seu comportamento? Como se comporta em eventos e atividades da empresa, quando o executivo não está por perto? Quais são as atitudes e as posturas adequadas numa festa da empresa, num curso, numa visita a um cliente ou mesmo ante um concorrente que deseja obter informações suas sobre a empresa?

A preocupação com o outro é a habilidade de olhar ao redor, além de se preocupar com o seu autodesenvolvimento. O profissional atual necessita ter princípios de responsabilidade social, ou seja, olhar para o outro,trazer iniciativas para a empresa que contribuam para o desenvolvimento dos funcionários, das instituições do bairro onde a empresa está instalada,sugerindo campanhas nas datas comemorativas, como de doações de brinquedos, agasalhos, livros, alimentos para asilos, orfanatos etc. Por isso,é importante agregar ao currículo atividades voluntárias, doando parte do tempo no fim de semana para contribuir com o bem social.As competências técnicas exigidas pelo mercado para as atividades do profissional de secretariado são implícitas. O secretário executivo deve exercer suas tarefas com excelência, mas o que faz o diferencial na contratação são as competências relacionadas ao comportamento.No geral, é importante ter boa comunicação e entender as diferentes linguagens; saber lidar com várias atividades simultaneamente; ser independente em suas definições, análises, decisões, conciliações e execuções;ter facilidade de se adaptar de acordo com as necessidades da empresa;ser líder, criativo, flexível e pró-ativo; comprometer-se com os interesses da empresa; ser uma pessoa ética; por fim, o profissional deve preocupar-se com os seus colegas.Dedicar-se para realizar um bom trabalho deveria ser a estratégia de qualquer pessoa, mas para o secretário essa tarefa merece maior atenção,pois ele está o tempo todo em contato com clientes internos e externos e,consequentemente, sendo avaliado por isso.Mostrar-se competente na execução de suas tarefas é o suficiente para ser lembrado, reconhecido e valorizado como bom profissional. Superar as expectativas dos outros, então, é certeza de reconhecimento e merecimento de elogios.