O SECRETÁRIO COMO COGESTOR

O mercado está exigindo muito mais de qualquer profissional, o que gera atualizações constantes nas funções exercidas dentro das organizações. Inicialmente, precisamos definir o conceito de gestão. Conforme Razzolini e Zarpelon, gestão “é o gerenciamento do conjunto de ações e estratégias nas organizações, de maneira holística, visando o atingimento dos objetivos” Esse conceito é importante para a compreensão da trajetória da profissão de secretariado.Foi-se o tempo em que uma secretária era apenas aquela pessoa que auxiliava nas tarefas mais simples do dia, como organizar agendas, receber telefonemas, enviar correspondências, entre outras funções. Atualmente, esse profissional tornou-se muito importante para as empresas e seus gestores.

Mais que realizar essas atividades cotidianas, o secretário passou a ser cogestor, ou seja, continua auxiliando nas tarefas diárias, mas com mais envolvimento intelectual, em uma gestão exercida em parceria com outras pessoas. A profissão se desenvolveu o suficiente para que o secretário atue em coparticipação com o executivo, demonstrando que está em sintonia maior com a visão, a missão e os valores da empresa. Esse profissional está se especializando cada vez mais no papel de cogestor.

De acordo com Natalense, o secretário está assumindo uma postura profissional de empreendedor, pois é criativo, tem iniciativa e mostra-se capaz de tomar decisões, com idéias práticas e inovadoras para o dia-a-dia.O fato de assumir um papel gerencial dentro da empresa não significa uma promoção da categoria para um nível tático ou estratégico, ou seja, o secretário continua sendo um assessor,pois do contrário assumiria o papel do gestor, deixando de ser um secretário.

Essa demonstração de interesse pela profissão e pela empresa em que trabalha, cada vez mais leva as organizações a valorizarem o trabalho de um bom secretário. Isso pode ser explicado pela concorrência mais agressiva a cada dia em áreas administrativas. Neiva e D’Elia afirmam que, para o secretário exercitar suas funções de cogestor, precisa entender as etapas básicas de gerenciamento: planejamento, organização, direção e controle.

A primeira etapa do gerenciamento é o planejamento, pois ele ajuda a visualizar os objetivos e orienta sobre como agir para consegui-los. Faz parte do planejamento prever os possíveis cenários positivos ou negativos e, a partir disso, ter planos para as prováveis inconveniências. Na visão de alguns profissionais, elaborar um planejamento pode parecer perda de tempo, mas, ao contrário, quem planeja não necessita refazer trabalhos e, assim, tem tempo para realizar tarefas mais urgentes.

Ainda de acordo com Neiva e D’Elia, o planejamento deve obedecer a uma sequência de tarefas, pois é composto de algumas fases. São elas:

análise do presente (onde estou);

estabelecimento de objetivos (o que eu quero);

desenvolvimento de alternativas;

tomada de decisão;

estabelecimento de procedimentos de controle.

A segunda etapa do gerenciamento diz respeito à organização, que consiste no cumprimento, de maneira organizada, dos planos feitos na primeira etapa. Faz parte das atividades de uma organização escolher as pessoas com quem deve trabalhar, de preferência uma equipe competente para alcançar os objetivos da empresa, ou seja, um grupo de pessoas que tenham a capacidade adequada às exigências dos cargos que ocupam e que sejam eficientes no que fazem.

A terceira etapa do gerenciamento é voltada à direção de pessoas, as quais devem estar em sintonia com as metas estabelecidas no planejamento. É nessa etapa que se mede a eficiência da equipe, cujo objetivo é atingir todas as metas planejadas.

A última etapa é relacionada ao controle, por meio do qual se pode medir e avaliar os resultados de acordo com a primeira etapa – ou seja,com o que foi planejado –, completando-se, assim, um ciclo. Para que essas fases sejam cumpridas com sucesso, o secretário deve ter consciência de que pode adquirir certo nível de poder na empresa, já que o executivo pode delegar muitas tarefas e, consequentemente, muitas responsabilidades. O executivo e o secretário precisam entrar em acordo com relação a esse aspecto, negociando as atividades que devem ser realizadas pelo secretário conforme o seu grau de competência.

O secretário deve assumir somente as tarefas que se sente capaz de desempenhar e o gestor deve delegá-las de forma gradativa, para não intimidarperante as responsabilidades. O secretário deve estar predisposto a realizar o que lhe é solicitado, pois assim se sentirá mais seguro na participação da gestão com o executivo. Isso será fundamental para ambos iniciarem uma parceria.