Agilidade, organização e eficácia são competências muito valorizadas na contratação do profissional de secretariado.De acordo com uma pesquisa feita por uma empresa internacional de consultoria em recursos humanos – ocasião em que foram entrevistados 4.500 executivos, das 500 maiores companhias do Brasil, sendo 85% homens e somente 15% mulheres com idade entre 25 e 65 anos –, o que torna um profissional diferenciado no mercado são suas habilidades comportamentais,visto que a cada década as habilidades e as competências mudam conforme as necessidades do mercado.Atualmente, as competências mais valorizadas são comunicação, ansiedade,independência, adaptação, liderança e criatividade, podendo-seacrescentar ainda flexibilidade, pró-atividade, comprometimento, ética e preocupação com o outro. Vamos examinar na sequência cada um desses elementos.
A comunicação antigamente era uma competência exigida apenas em algumas áreas da empresa: aquelas que lidassem diretamente com o público. Atualmente, o profissional de secretariado, além de saber lidar com o cliente, mesmo que a sua área não seja o marketing, precisa se comunicar com o executivo ou com o setor em que atua. Independente de quantas pessoas o secretário assessore, ele deve perceber e observar o estilo de cada uma delas e atender a todos com nível de excelência, respeitando suas diferenças. Não importa que haja mudança ou rotação de executivos,o secretário deve sempre prestar assessoria da melhor forma possível, de modo a atender às suas particularidades, não levando o trabalho como um relacionamento pessoal, e sim profissional.A ansiedade é a habilidade relacionada à tensão e ao estresse. O profissional desejado pelo mercado atual é aquele que utiliza a ansiedade a seu favor, tornando-a uma ferramenta útil para produzir e criar, e não para fabricar estresse e fazê-lo perder o foco e os objetivos que precisam ser atingidos, disseminando a tensão entre todos os colegas de trabalho com os quais atua.
A independência é a habilidade de saber tomar decisões na ausência do executivo, usando-se o bom senso e a responsabilidade. Hoje, o secretário não exerce mais um papel apenas operacional nas organizações, e sim o de alguém que toma decisões, resolve problemas, apresenta soluções e comunica a situação à chefia depois de resolver o assunto. Quanto mais altos forem o cargo e o salário do secretário, mais será exigida dele essa habilidade.
A adaptação é a habilidade de mudar de acordo com as exigências do mercado. Na linguagem popular – “dançar de acordo com a música”. Já foi comprovado que as mulheres têm mais capacidade de adaptação do que os homens, sendo essa a competência mais exigida depois da comunicação.Nas empresas atuais, tudo muda rapidamente: é o novo grupo acionário que chega, a fusão que foi realizada, a mudança de produto, o foco no mercado, as novas tecnologias ou os novos setores e departamentos. Para o secretário essa habilidade tem impacto direto porque, além da comunicação com o executivo, há a adaptação de formas e estilos de administrar de acordo com a nova cultura que está sendo implantada. Após uma fusão, muitos secretários são demitidos, mesmo sendo muito competentes, pelo fato de não se adaptarem ao novo padrão.
A liderança é a habilidade para tomar decisões racionais e manter pessoas motivadas e focadas em seus objetivos. O secretário executivo tem de saber liderar e ser liderado. Como é ele que passa as tarefas do dia para o motorista da diretoria, a copeira, o auxiliar etc. e também transmite as informações para todos os setores que dependem dele, o secretário deve administrar as exigências solicitadas por quem assessora – muitas vezes, por até mais de uma pessoa. Esse profissional precisa manter o equilíbrio entre liderar e ser liderado, utilizando simultaneamente essas habilidades.
A criatividade é a habilidade de encontrar alternativas para produzir resultados ou resolver problemas. Assim como no dia-a-dia o secretário tem de administrar uma série de atividades, é necessário encontrar alternativas criativas para solucionar as dificuldades que podem surgir, tais como: problemas com o computador na hora da reunião, o mestre de cerimônia que não apareceu, o bufê que atrasou o almoço da diretoria, o relatório que não chegou etc. Quando acontecem essas situações, o secretário precisa tomar atitudes rapidamente. Esses procedimentos são muitas vezes criativos e não podem prejudicar os objetivos iniciais em relação às situações planejadas, mas sim otimizar as tarefas.
A flexibilidade é a habilidade de aceitar o diferente e quebrar paradigmas.O secretário executivo tem de aprender a realizar a mesma atividade de formas diferentes e aceitar críticas como algo positivo e não pessoal. Muitas empresas demitem o funcionário por este não se adaptar às mudanças ou resistir a novas tecnologias. O secretário deve ser o primeiro a aceitar o novo com uma atitude motivadora, servindo de exemplo para os colegas.
A Pró-atividade é a habilidade que impulsiona a ação, uma das competências muito exigidas pelas organizações. Uma grande reclamação de vários empresários e executivos refere-se ao perfil acomodado de muitos profissionais, que somente realizam o que é necessário, cumprindo suas obrigações e não acrescentando um diferencial às suas ações. É importante ter iniciativa, buscar informações e não apenas esperar que elas sejam solicitadas. Faz parte das atribuições desse profissional antecipar-se às necessidades do executivo e da empresa, oferecer ajuda, ser solícito e ter disposição para auxiliar.
O Comprometimento é a habilidade de se envolver e se comprometer. As organizações atuais não desejam somente o cérebro, os braços e as pernas de seus colaboradores; ambicionam que eles se envolvam com emoção,paixão e coração. A pessoa comprometida vibra com os resultados e sofre com as perdas da empresa. Muitas vezes observamos um secretário em seu local de trabalho e percebemos que apenas o corpo está presente;sua alma e sua mente estão distantes. É alguém que realiza as tarefas,cumpre o horário de trabalho, mas falta-lhe algo, como sintonia com a missão, a visão e os valores da empresa. O profissional comprometido trata a organização como se fosse sua.
A Ética é a habilidade relacionada aos princípios e à postura do profissional.Nem o “puxa-saco”, nem aquele que se preocupa com o horário de trabalho de seu colega são bem-vistos na empresa. Para o profissional, ter ética significa pensar sobre questões como: “O que você faz quando está sozinho, quando ninguém da empresa está vendo o seu comportamento? Como se comporta em eventos e atividades da empresa, quando o executivo não está por perto? Quais são as atitudes e as posturas adequadas numa festa da empresa, num curso, numa visita a um cliente ou mesmo ante um concorrente que deseja obter informações suas sobre a empresa?
A preocupação com o outro é a habilidade de olhar ao redor, além de se preocupar com o seu autodesenvolvimento. O profissional atual necessita ter princípios de responsabilidade social, ou seja, olhar para o outro,trazer iniciativas para a empresa que contribuam para o desenvolvimento dos funcionários, das instituições do bairro onde a empresa está instalada,sugerindo campanhas nas datas comemorativas, como de doações de brinquedos, agasalhos, livros, alimentos para asilos, orfanatos etc. Por isso,é importante agregar ao currículo atividades voluntárias, doando parte do tempo no fim de semana para contribuir com o bem social.As competências técnicas exigidas pelo mercado para as atividades do profissional de secretariado são implícitas. O secretário executivo deve exercer suas tarefas com excelência, mas o que faz o diferencial na contratação são as competências relacionadas ao comportamento.No geral, é importante ter boa comunicação e entender as diferentes linguagens; saber lidar com várias atividades simultaneamente; ser independente em suas definições, análises, decisões, conciliações e execuções;ter facilidade de se adaptar de acordo com as necessidades da empresa;ser líder, criativo, flexível e pró-ativo; comprometer-se com os interesses da empresa; ser uma pessoa ética; por fim, o profissional deve preocupar-se com os seus colegas.Dedicar-se para realizar um bom trabalho deveria ser a estratégia de qualquer pessoa, mas para o secretário essa tarefa merece maior atenção,pois ele está o tempo todo em contato com clientes internos e externos e,consequentemente, sendo avaliado por isso.Mostrar-se competente na execução de suas tarefas é o suficiente para ser lembrado, reconhecido e valorizado como bom profissional. Superar as expectativas dos outros, então, é certeza de reconhecimento e merecimento de elogios.
Oliveira, Marlene. Bond, Maria Thereza. Manual do Profissional de Secretariado. Vol III. Ed. Ibpex, 2009.
Estou adorando o Blog que só podia ter sido criado por Você, que é tão especial. Eu só tenho à agradecer, por tudo que tem nos ensinado. Aprendi, ou melhor continuo aprendendo muito com você.
ResponderExcluirConte comigo para o que der e vier.
Você nasceu para Brilhar.
Sucesso.
Elisangela
obrigada querida
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